簿記の基本(19)T字勘定②
今回はT字勘定の集計の方法について説明していきたいと思います。
1 T字勘定の問題点
T字勘定(てぃーじかんじょう)は,総勘定元帳(そうかんじょうもとちょう)を簡略化したもので,簿記の学習においては大変便利に使うことができます。
ただT字勘定の場合,仕訳を転記しただけでは,その残高を知ることができません。この点は転記の都度,残高を記入していく一般的な総勘定元帳とは異なります。
簿記の学習でT字勘定を使うときは,仕訳をすべて転記した後で,まとめて集計して残高を計算します。
2 借方の勘定科目の残高の計算方法
図①の現金勘定を例に説明します。現金の残高,つまり残っている現金はいくらかということです。まず前期繰越の2,500ですが,これは期首の時点で手元に保管していた現金の額ということです。
ここからスタートして,増えたのが借方の売上の1,000と3,000です。これは現金の入金になりますので,前期繰越に足します。
一方,貸方の仕入の2,000と通信費の500は現金で支払いましたので,この2つは手元の現金が減少したことになるので,引くことになります。
式で表すと2,500+1,000+3,000-2,000-500=4,000となります。
まとめると,現金は借方の勘定科目ですので,借方(左側)の項目はすべて足し,貸方(右側)の項目はすべて引くと残高が計算できます。
迷ったときは,前期繰越がある方を足すと考えて良いでしょう。
3 T字勘定での残高の書き方
実際のT字勘定を書いたときの残高の計算方法の一例を説明します。
図②をご覧ください。まず借方(左側)の金額を全て足します。ここでは前期繰越と2つの売上の取引が記帳されていますので,2,500+1,000+3,000で,合計は6,500となります。
借方に記帳された最後の取引の下(売上3,000の下)に線を引いて,その次の行にこの合計額を記入します。
次は貸方です。貸方の金額を全て足します。ここでは2,000+500で2,500となります。この金額を欄外にメモしておきます。
最後に残高を計算します。借方の合計6,500から貸方の合計2,500を引いた額4,000が残高となります。
図③のように,残高の金額4,000は貸方の記帳されている最後の取引(ここでは通信費500)の次に,次期繰越として書きます。
次期繰越として残高を書いたら,その下に線を引いて,貸方の総合計を書きます。これは,さきほどメモした2,500(貸方に記帳した取引の合計)と残高を合わせたものです。
借方と貸方の合計が一致していることを確認して終了です。
4 T字勘定の注意点
T字勘定での間違いやすい点を2つほど説明します。
まず第一の点は残高の金額ですが,この現金勘定の例の場合,総合計の6,500ではなく,次期繰越の4,000だということです。ここはうっかりしやすいので要注意です。
第二の点は次期繰越の額が貸方の欄に書かれれますが,これは借方の金額だという点です。④の図を見て下さい。この例では,借方の合計が6,500で貸方の合計額が2,500ですから,差し引き借方の方が4,000多くなります。そこで,残高を貸方の下に書くことで,貸借がバランスを取っているような形式にしているわけです。
図でもわかるとおり,この残高4,000は借方の方が4,000多いことを示しているのであって,貸方の残高(貸方の方が多いということ)というわけではないのです。
簿記の基本(18)T字勘定①
メインの会計帳簿である総勘定元帳を簡略化したT字勘定について説明します。
1 T字勘定
T字勘定(てぃーじかんじょう)とは,総勘定元帳(そうかんじょうもとちょう)を簡略化したもので,アルファベットのTの字に形が似ているため,こう呼ばれます。
実際の帳簿とはやや形式が異なりますが,簿記学習においては,このT字勘定の方が簡単なので,よく使われています。
2 T字勘定の書き方
(a)まずはじめに大きなTの字型の線を引きます。これが一つの勘定科目の帳簿になります。その上の中央あたりに勘定科目の名称を書きます。(図A)
T字型の中央の縦線の左側が借方,右側が貸方です。
(b)期首の残高を記入します。例えば現金は資産のグループの科目で,借方の勘定科目になりますから,借方(左側)の一行目に前期繰越(ぜんきくりこし)と書き,その右の中央の縦線よりに期首の金額を記入します。他の資産の科目も同様です。(図B)
また買掛金などの負債のグループとなる科目は貸方の勘定科目ですので,貸方(右側)の一行目に前期繰越と書き,その右の端に期首の金額を記入します。
(c)売上や仕入などの収益や費用の科目は,次の年度に繰り越す金額はありませんので,前期繰越を書くことはしません。
3 取引の記帳
図Bの勘定に次の取引があった場合の記帳(転記)をして行きます。
① (借方) 現金 1,000 (貸方) 売上 1,000
② (借方) 仕入 2,000 (貸方) 現金 2,000
③ (借方) 現金 3,000 (貸方) 売上 3,000
④ (借方) 通信費 500 (貸方) 現金 500
図中の各勘定の①~④は上記の仕訳に対応しています。この番号はわかりやすくするために付けたものなので,実際に書く必要はありません。
① (借方) 現金 1,000 (貸方) 売上 1,000
これは現金販売の取引です。この仕訳は現金勘定の借方に1,000を,売上勘定の貸方に同じく1,000を記帳することを表しています。(図C)
まず借方を転記します。現金勘定の借方(左側)の前期繰越の次の行に相手勘定(貸方の科目)の「売上」と金額の1,000を記入します。
次に貸方を転記します。売上勘定の貸方(右側)の一行目に,相手勘定(借方の科目)の「現金」と金額1,000を記入します。
売上は収益のグループに属する科目なので,前期繰越はありません。
借方と貸方にともに1,000の記帳が完了したことを確認して①の転記は終了です。簿記の演習のためなので本来の帳簿と異なり日付や摘要の記入は適当に省略します。
② (借方) 仕入 2,000 (貸方) 現金 2,000
これは現金仕入の取引です。この仕訳は仕入勘定の借方に2,000を,現金勘定の貸方に同じく2,000を記帳することを表しています。(図D)
まず借方を転記します。仕入勘定の借方(左側)の一行目に相手勘定の「現金」と金額2,000を記入します。仕入は費用のグループに属する科目なので,前期繰越はありません。
次に貸方を転記します。現金勘定の貸方(右側)の一行目に,相手勘定の「仕入」と金額2,000を記入します。
借方と貸方にともに記帳が完了したことを確認して②の転記は終了です。
③ (借方) 現金 3,000 (貸方) 売上 3,000
この取引は①の取引と同じ種類で金額が異なるだけです。同様に転記します。(図E)
④ (借方) 通信費 500 (貸方) 現金 500
これは現金で切手代などの通信費を支払ったものです。
この仕訳は通信費勘定の借方に500を,現金勘定の貸方に同じく500を記帳することを表しています。(図F)
まず借方を転記します。通信費勘定の借方(左側)の一行目に相手勘定の「現金」と金額500を記入します。通信費も費用のグループに属する科目ですので,前期繰越はありません。
次に貸方を転記します。現金勘定の貸方(右側)のすでに記帳されている行の次に,相手勘定の「通信費」と金額500を記入します。
借方と貸方にともに記帳が完了したことを確認して④の転記は終了です。
転記が終了した勘定科目の残高の集計については次回に説明したいと思います。
簿記の基本(17)仕訳伝票③
今回は売上伝票について扱います。日商簿記の3級では出題されないようですが,実務では広く利用されていますので,説明しておきたいと思います。
1 売上伝票
売上伝票(うりあげでんぴょう)の様式は会社によっても異なりますが,シンプルな例をあげると下記のようなものです。
この伝票は一つの販売取引ごとに販売した商品等の明細を詳細に記録したもので,取引先ごと,また取引日ごとに分けて起票するのが基本となります。
ただしサービス業などで数日間に渡る業務を行った場合には,それ全体で一つの取引と考えますので,一枚の売上伝票で処理することになるでしょう。
(例)
売上伝票 年 月 日 No.
様
品 名 数量 単価 金 額
××× 15 1,200 18,000
××× 50 400 20,000
計 36,000
消費税額 3,600 合計金額 39,600
売上伝票には品名,数量,単価,金額,消費税額などを記載する欄があるのが一般的です。
2 売上伝票の仕訳
売上伝票を見ていただくとわかりますが,この伝票には勘定科目を書く欄はありません。これは売上伝票の場合,仕訳は借方が売掛金,貸方が売上と決まっているからです。勘定科目の記載がなくともこの仕訳がなされていると考えます。上の例の場合の仕訳は次のとおりです。
(借)売掛金39,600 (貸)売上39,600
3 現金での販売があった場合
掛け売上しかなければ問題ないですが,現金で販売したときは処理方法を少し工夫する必要があります。この場合は一旦,掛けで販売したものとみなし,すぐに売掛金を現金で回収したことにします。つまり現金での販売を掛けでの販売と売掛金の現金回収の二つの仕訳に分割するわけです。売掛金の回収については入金伝票を起票しますので,一つの取引でも売上伝票と入金伝票の2つの伝票が起票されることになります。
(例)現金で10,000の商品を売上た
①通常の仕訳
(現金) 10,000 (売上) 10,000
②伝票を使った仕訳
(売掛金) 10,000 (売上) 10,000 ← 売上伝票
(現金) 10,000 (売掛金) 10,000 ← 入金伝票
4 総勘定元帳への転記
会社で日常的に多くの取引が行われている場合,個々の売上伝票を一つ一つ総勘定元帳へ転記することはとても煩雑になります。そこで売上伝票を一定期間まとめて集計し,その合計額を総勘定元帳へ転記するという手法がとられます。
継続的な取引を行っている場合,一か月分の代金をまとめて販売先に請求を行うことが広く行われていますので,売上伝票の集計も一か月ごとに行っている会社が多いようです。
集計した売上伝票の合計を総勘定元帳へ転記する際は,別途,振替伝票を起票することになります。
また,個々の売上伝票に記載した詳細な売上の情報は,得意先元帳(とくいさきもとちょう)に転記することになります。得意先元帳は,会社によっては売掛帳や売上台帳などとも呼ばれ,顧客ごとに,販売した商品等の詳細,販売金額,入金の状況等を記録した帳簿(補助簿)です。これをもとに請求書の作成が行われるので,販売管理の基本となる帳簿です。
事務作業の流れをまとめると次のとおりになります。(一つの例として考えて下さい。)
売上伝票 → 集計(例えば1ヶ月分) → 振替伝票を起票 → 総勘定元帳へ
↓
得意先元帳へ記録 → 1ヶ月分を集計 → 請求書の発行 → 得意先へ
簿記の基本(16)仕訳伝票②
振替伝票に続いて,今回は入金伝票と出金伝票について説明していきます。
1 入金伝票
入金伝票(にゅうきんでんぴょう)は現金の入金に特化した伝票です。入金伝票を起票した取引については直接,総勘定元帳へ転記できますので,振替伝票を起票する必要はありません。
入金伝票には勘定科目を書く欄が一か所しかありません。入金伝票の入金とは「現金」の入金を指しますので,その場合の仕訳では,借方が必ず現金となります。そのため借方の記載を省略しているわけです。よってこの伝票に書く勘定科目は貸方のみということになります。
(例1)売掛金を現金で回収した取引
入金伝票 No.
年 月 日
勘定科目 摘 要 金額
売掛金 ××商店×月分入金 150,000
計 150,000
この例を仕訳で表すと次のとおりです。入金伝票ですので,借方は必ず現金となり,伝票に記載してある勘定科目欄の売掛金は貸方の科目ということになります。
(借)現金 150,000 (貸)売掛金 150,000
(例2)現金販売の取引
入金伝票 No.
年 月 日
勘定科目 摘 要 金額
売上 商品×× 4点 22,000
計 22,000
こちらも勘定科目欄の売上は貸方のことで,借方の現金が省略されています。
この例を仕訳で表すと次のとおりです。
(借)現金 22,000 (貸)売上 22,000
2 出金伝票
入金伝票がわかれば出金伝票(しゅっきんでんぴょう)の仕組みを想像することは難しくないでしょう。出金伝票は現金の支払いに特化した伝票です。出金伝票を起票した取引については直接,総勘定元帳へ転記できますので,振替伝票を起票する必要はありません。
こちらも勘定科目を書く欄が一か所しかありません。出金伝票の出金とは「現金」の出金を指しますので,この場合の仕訳では,貸方が必ず現金となります。そのため貸方の記載を省略しています。よってこの伝票に書く勘定科目は借方のみということになります。
(例1)買掛金を現金で支払った取引
出金伝票 No.
年 月 日
勘定科目 摘 要 金額
買掛金 ××商店×月分支払い 90,000
計 90,000
この例を仕訳で表すと次のとおりです。出金伝票ですので,貸方は必ず現金となり,伝票の勘定科目欄の買掛金は借方の科目になります。
(借)買掛金 90,000 (貸)現金 90,000
(例2)経費の支払いを現金で行った取引
出金伝票 No.
年 月 日
勘定科目 摘 要 金額
旅費交通費 タクシー代 1,500
計 1,500
こちらも勘定科目欄の旅費交通費は借方のことで,貸方の現金が省略されています。
この例を仕訳で表すと次のとおりです。
(借)旅費交通費 1,500 (貸)現金 1,500
簿記の基本(15)仕訳伝票①
1 仕訳伝票
近年ではIT化やデジタル化の進展で,手書きの伝票を書く機会も減りつつありますし,すでに全く無いという企業もあるかもしれませんが,今回は仕訳伝票(しわけでんぴょう)について説明します。
仕訳帳が帳簿形式で仕訳を順番に記帳していくのに対して,仕訳伝票は一つの仕訳を一枚の伝票に記入したものです。この伝票をまとめて綴じることで仕訳帳と同等のものとなります。
2 仕訳伝票を使う理由
会社の事務を担当する人が一人しかいなければ一冊の仕訳帳でも不都合はありません。しかしそれなりの規模の企業となれば,販売,仕入,在庫,資金,経費などの各部分ごとに複数の担当者や部署に分かれて業務を行うことになります。こういう場合は各担当者や担当部署が,それぞれの業務に関わる仕訳を伝票に書き,これらを集めて経理担当が総勘定元帳への記帳やコンピューターの会計システムに入力するといった方法がとられます。多くの人が分担して業務を行っている場合には伝票式の方が便利ということになります。
3 仕訳伝票の位置づけ
仕訳伝票の位置づけも会社によって少々異なります。伝票に書いた仕訳のデータを会計システムに入力すると,仕訳帳や総勘定元帳が出力される場合には,伝票は仕訳帳の元資料のような役割になります。
また仕訳帳を作成していない会社では仕訳伝票を綴じたものが仕訳帳の代用となります。
さらに仕訳伝票を勘定科目ごとに綴じて総勘定元帳の代わりとする方法もあります。
伝票を利用した帳簿の仕組みを伝票会計(でんぴょうかいけい)といいます。また伝票を作成すること起票(きひょう)といいます。
4 仕訳伝票の種類
仕訳伝票には振替伝票(ふりかえでんぴょう),入金伝票(にゅうきんでんぴょう),出金伝票(しゅっきんでんぴょう),売上伝票(うりあげでんぴょう),仕入伝票(しいれでんぴょう)があります。
会社によってはさらに独自の種類の伝票を使用している場合もあるでしょう。
このうち,振替伝票,入金伝票,出金伝票の3つを使う仕組みを3伝票制,5種類すべて使う仕組みを5伝票制といったりします。ただし振替伝票の1種類だけですべてまかなえますので振替伝票だけを使うケースも多いです。
5 振替伝票
振替伝票 No. ××
×× 年 ×× 月 ×× 日 ×× 印 印 ×× 印
金 額 借方科目 摘 要 貸方科目 金 額
350,000 売掛金 商品を掛け販売 売 上 350,000
350,000 合 計 350,000
振替伝票(ふりかえでんぴょう)のイメージです。このような形が一般的ですが会社によって独自の仕様のものを使っているところもあるでしょう。
仕訳帳と同様に,まずは日付を記入します。伝票ではその右に作成者や承認者のサインや印を押す箇所があります。伝票では担当者や責任者など複数の人の手を経て処理がなされることを想定しているためです。
一般的な仕訳帳と同じく,左から借方の金額,借方科目,摘要,貸方科目,貸方の金額を書きます。
一番下の行が合計欄ですので,借方,貸方それぞれの金額の合計を書きます。当然,貸借の合計金額が一致していなければなりません。
伝票は一つの取引につき一枚の伝票を使いますので,余白が多くてもそこに次の仕訳を書くということはしません。
簿記の基本(14)仕訳帳②
手書きの仕訳帳 の書き方について,複雑な仕訳のケースを説明していきます。一つの仕訳で,借方または貸方,あるいは両方の勘定科目が複数になるタイプの仕訳です。
1 手書きの仕訳帳(貸方の科目が複数ある仕訳)
仕 訳 帳
月日 摘 要 元丁 借 方 貸 方
1/10 (仕入) 諸口 18 150,000
(現金) 1 30,000
(買掛金) 9 120,000
商品を仕入
勘定科目が複数になるときはその一番上に諸口(しょくち)と書きます。諸口にはカッコは付けません。諸口は各仕訳の一行目に書き,同じ行の反対側に相手勘定(一つ目の仕訳の例では仕入)を書きます。諸口と書くことで,仕入の反対側の勘定科目が複数あることを示しています。
2 手書きの仕訳帳(借方の科目が複数ある仕訳)
仕 訳 帳
月日 摘 要 元丁 借 方 貸 方
1/11 諸口 (売上) 15 270,000
(現金) 1 20,000
(売掛金) 2 250,000
商品販売
借方が二つの科目になっていますので,その上の一行目に諸口と書きます。そして,その行の反対側に相手勘定である売上を記入します。この例では貸方の方が一行目に書かれることになります。
3 手書きの仕訳帳(借方,貸方の両方の科目が複数ある仕訳)
仕 訳 帳
月日 摘 要 元丁 借 方 貸 方
1/12 諸口 諸口
(現金) 1 50,000
(売掛金) 2 390,000
(売上) 15 400,000
(仮受消費税) 13 40,000
商品販売
借方と貸方の双方が複数の科目になっています。このときは一行目の左端に借方の科目が複数あることを示す諸口,右端に貸方の科目が複数あることを示す諸口を書きます一行目に諸口が2つ並ぶことになります。そして基本的には借方の科目から先に書き,次に貸方の科目を書いていきます。
4 実務的には
実務的には仕訳であることがわかれば良いので,形式はなんでもかまいません。手書きの仕訳帳の書き方も,伝統的な作法としてはこのとおりですが,実際手書きで記帳を行う場合でも前回で説明したようなシンプルなもので問題ないでしょう。
簿記の基本(13)仕訳帳①
1 仕訳帳
仕訳を実際に記録した帳簿を仕訳帳(しわけちょう),または仕訳日記帳(しわけにっきちょう)といいます。伝票形式で仕訳伝票(しわけでんぴょう)を使う会社もあります。今回は仕訳帳について説明していきます。
仕訳帳(しわけちょう)は仕訳を取引の発生した日付順に記帳したノート形式の帳簿で,仕訳日記帳とも呼ばれます。形式もいくつかありますが,ここでは2種類ほど示します。
2 一般的な仕訳帳
よく見るタイプの仕訳帳です。中央に摘要欄があり,その左側に借方,右側に貸方を記入します。日付の後が,借方科目,金額,貸方科目,金額,摘要の順番になっているものもあります。基本的に一つの取引を一行で書くことができ,スペースが節約できます。
仕 訳 帳
番号 月日 金額 借方科目 摘 要 貸方科目 金額
1 1/10 350,000 売掛金 商品を掛け販売 売上 350,000
2 1/10 170,000 仕入 商品を掛け仕入 買掛金 170,000
3 1/11 2,000 通信費 切手購入 現金 2,000
4 1/11 60,000 現金 預金から引き出し 普通預金 60,000
5 1/12 20,000 現金 掛け販売預 売上 190,000
170,000 売掛金 (一部現金)
借方,貸方ともに一つの科目からなるシンプルな仕訳では一行で書きますが,最後の5番目の仕訳は借方の科目が2つ,貸方の科目が1つの仕訳です。このときは売上の下の部分は空欄にしておきます。ここは2行で一つの仕訳となります。
3 手書きの仕訳帳
手書きで帳簿を記帳していたときから使われている伝統的な仕訳帳のタイプです。簿記の学習ではこちらを学んでいましたが,現代では多くがコンピュータ化されているため実用性はなくなりつつあります。
仕 訳 帳
月日 摘 要 元丁 借 方 貸 方
1/10 (売掛金) 2 350,000
(売上) 15 350,000
商品を掛け販売
1/11 (通信費) 21 2,000
(現金) 1 2,000
切手購入
この形式の帳簿では一つの取引で3行を使います。
特徴的な点としては勘定科目を摘要欄に書くことです。摘要欄の一行目の左端に借方の科目を書きます。科目にカッコを付けます。摘要欄の二行目の右端に貸方の科目をやはりカッコを付けて書きます。
金額は摘要欄に書いた科目に対応する位置に記入します。
三行目に取引の説明を書きます。これを小書きといいます。その下に下線を引いて次の仕訳との区切りを示します。
元丁とは総勘定元帳のそれぞれの勘定科目に付された番号のことです。簿記ではたくさんの勘定科目を使いますので,勘定科目に番号を付けて参照しやすいようにしています。この番号は会社によって異なります。「元帳」と字が異なりますの注意して下さい。